Microsoft Excel Tips and Tricks: การบันทึกข้อมูลแยกรายลูกค้าด้วย VBA

กรณีที่ต้องส่งข้อมูลใด ๆ ให้กับลูกค้าอยู่เป็นประจำ และมีความจำเป็นต้องแยกบันทึกข้อมูลเป็นแต่ละไฟล์ตามรายชื่อลูกค้า หากต้องทำด้วยวิธีปกติโดยไม่พึ่งพา VBA คงสิ้นเปลืองเวลาไม่น้อย ซึ่งขึ้นอยู่กับปริมาณลูกค้า ถ้าหากมีลูกค้าจำนวนมาก ย่อมต้องใช้เวลามาก ความผิดพลาดก็มีโอกาสเกิดขึ้นมากเป็นเงาตามตัวไปด้วย

สมมุติว่าเราต้องส่งข้อมูลใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้าเป็นประจำทุกอาทิตย์ โดยมีข้อมูลตามลักษณะดังภาพด้านล่าง

ภาพตัวอย่างข้อมูลที่ต้องส่งให้ลูกค้า

เราสามารถนำ VBA มาช่วยจัดการในการจัดเก็บข้อมูลเป็นรายลูกค้าเก็บลงที่ Drive D: โดยมีวิธีการดังนี้

1. ที่เซลล์ E1 คีย์
   =C1 Enter เป็นการดึงค่า C1 มาใช้
2. ที่เซลล์ F1 เขียนสูตร
   =SUMPRODUCT(1/COUNTIF(C2:C22,C2:C22))
   Enter เพื่อนับจำนวนลูกค้าโดยไม่รวมค่าซ้ำ
3. จากนั้นกดแป้น Alt+F11 เพื่อเปิดหน้าต่าง VBE และเขียน Code VBA ตามด้านล่างใน Module ปกติ
    

   Option Explicit
   
   Sub SeparateFile()
       Dim fName As String, i As Integer
       Dim wbs As Workbook, Nwbs As Workbook
       Set wbs = ActiveWorkbook
       With Application
           .ScreenUpdating = False
           .DisplayAlerts = False
           wbs.Sheets("Sheet1").Range("E3", Range("E" & Rows.Count)) _
               .ClearContents
           wbs.Sheets("Sheet1").Range("C:C").AdvancedFilter Action:=xlFilterCopy, _
               CriteriaRange:="", CopyToRange:=Range("E3"), Unique:=True
           For i = 1 To Range("F1").Value
               Range("E2") = Range("E4", Range("E" & Rows.Count).End(xlUp))(i)
               Set Nwbs = Workbooks.Add
               wbs.Sheets("Sheet1").Range("A:D").AdvancedFilter _
                   Action:=xlFilterCopy, CriteriaRange:=wbs.Sheets( _
                  "Sheet1").Range("E1:E2"), CopyToRange:=Range("A1")
               fName = Range("C2")
               ChDir "D:\"
               Nwbs.SaveAs Filename:="D:\" & fName
               MsgBox fName & " Save already"
               Nwbs.Close
           Next i
           .ScreenUpdating = True
       End With
   End Sub

4. กดแป้น Alt+Q เพื่อกลับมายัง Excel 
5. กดแป้น Alt+F8 > เลือก SeparateFile > Run

ภาพตัวอย่างการใช้งาน

Posted in: สอน office